Survey

Survey

Spørgsmål: Vil vores surveybesøg komme til at handle om corona? 

Svar: Survey skal stadig handler om hvordan klinikken generelt lever op til indikatorerne i standardsættet og hvordan I arbejder med kvalitetsarbejdet generelt. I standard 11 om hygiejne er der bl.a. fokus på generel hindring af smitte via god håndhygiejne og hvordan man håndterer smitsomme patienter i sin klinik. Det vil derfor være relevant at I i klinikken fortæller hvordan I konkret håndterer den aktuelle situation og hvor I får jeres viden fra. 

Spørgsmål: Jeg har ikke hørt fra surveyorne og skal snart have besøg - hvad gør jeg?

Svar: Surveyorne kontakter dig ca. 14 dage før besøget. Du skal på akkrediteringssistet under praksisoplysninger sikre, at der er et telefonnummer, som surveyorne kan få fat i jer på. Hvis I ikke er blevet kontaktet 14 dage før kan I skrive til IKAS på praksissektorsp@ikas.dk 

Spørgsmål: Mine kollegaer har fået deres surveydato, men jeg har ikke modtaget noget?

Svar: Der kan være flere grunde til at du ikke har fået tilsendt en dato:
- IKAS sender ud hvert kvartal, så klinikkerne i et speciale kan få datoen med 3 måneders mellemrum. Alle varsles min. 6 månder før.
- Hvis du i første runde ikke havde survey i samme periode som dine kollegaer, er din cyklus rykket i forhold til de andre. Der går ca. 3 år mellem 1. og 2. surveybesøg (ørelæger og reumatologer har lidt kortere tid mellem)
- Hvis der har været særlige forhold i klinikken, som gør, at I har en forskudt tidsproces i forhold til specialet: flytning, sygdom, salg, opsigelse/indgåelse af DUF-aftale o.lign
- Hvis du har overtaget en praksis for nylig får du en forskubbet dato i forhold til specialet. Din surveydato vil ligge min. et år efter du er opstartet med dit ydernummer og din dato varsles 6 månder før.

Hvis du er i tvivl om din survey-dato kan du skrive til IKAS på praksissektorSP@ikas.dk og forhøre dig. Husk at opgive dit ydernummer.

Spørgsmål: Jeg har flere medicinstuderende ansat til opgaver i klinikken. Skal de allesammen deltage i survey?

Svar: Hvis de studerende stort set udfører de samme opgaver, så er det fint, at der er én af de studerende til stede ved survey. Hvis surveyorne vurderer, at der er behov for at få yderligere informationer, skal de kunne komme i kontakt med én eller to af de andre. Så det er en god idé at sikre, at surveyorne kan få telefonisk kontakt under besøget. Hvis det ikke er muligt, må dialogen forgå efterfølgende. 

Spørgsmål: Hvordan får jeg besked om min survey-dato?

Svar: IKAS sender brev til din kliniks e-boks med information og dato for surveybesøget i din klinik.  Datoen sendes ca. 6 månder før besøget. Det vigtigt, at du i din profil i e-boks har givet tilladelse til at modtage post fra private afsendere. Klik på ”tilmeld afsendere” og vælg IKAS. For E-boks sup-port kontakt: 38171160 (kl. 9-20). I boksen til højre, kan du se surveyplanen for specialet.

Spørgsmål: Hvem skal deltage i survey?: 

Svar: Det forudsættes, at samtlige læger (uddannelseslæger undtaget) og personale i øvrigt med patientkontakt i videst muligt omfang er til stede under survey. Flere indikatorer vurderes ved interview med læger og personale og hvis de relevante personer ikke er til sted, kan det få konsekvenser for om en indikator kan vurderes. Det er surveyorne der vurderer dette. IKAS og surveyorne vil i øvrigt være fleksible i de få situationer, hvor enkelte medarbejdere ikke har mulighed for at være tilstede. Der kan eksempelvis tilbydes telefoninterview eller andre løsninger. Medicinstuderende som er ansat til varetage specifikke opgaver i klinikken, som involvere patientkontakt, vil som udgangspunkt være omfattet af ovenstående. Studerende, som er i klinikken som en del af sin uddannelse, er ikke omfattet af survey, men kan overvære det som en del af læring i uddannelsen.  

Spørgsmål: Ved vi på forhånd hvem, som kommer ud til vores survey?

Svar: Ja, ca. 14 dage før survey vil klinikken blive kontaktet af én af de to surveyorere, som præsenterer sig og kort aftaler praktiske detaljer omkring besøget. Surveyholdet består af en læge og en repræsentant fra praksispersonalet. Lægen har erfaring fra praksisområdet.

Spørgsmål: Jeg har en fjernsekretær, som skriver for mig. Skal hun deltage ved survey?

Svar: Nej, det er ikke nødvendigt at hun deltager.

Spørgsmål: Må surveyorne se patienternes journaler under survey?

Svar: Ja. I henhold til seneste ændring af Sundhedsloven §42 d, stk 2, må lægen give tilladelse til at lægesurveyor kan se indhold i patientjournalen uden patientens samtykke, da der er tale om at "det er nødvendigt i forbindelse med akkreditering eller opfølgning herpå". Der er ikke tale om udleverering af personoplysninger og derfor skal det ikke dokumenteres overfor Datatilsynet. Det er lægen eller personalet, som fremviser en tilfældig journal, der bruges som baggrund for en dialog om flere af indikatorerne.

Spørgsmål: Hvad tid kommer surveyorne på dagen?

Svar: Som udgangspunkt varer surveybesøget fra kl. 10 -  12.30 med mindre at klinikken vælger at besøget skal starter kl. 12. Dette gøres i akkrediteringssitet under Praksisoplysninger. Klinikken kan se sin surveyplan 3 måneder før, ved at logge ind i akkrediteringssitet og klikke på fanen "plan for besøg". Et survey varer gennemsnitligt ca. 2½ time, men kan varierer alt efter størrelsen på klinikken.

Spørgsmål: Hvordan forholder vi os, hvis vi har fået nye medarbejdere i tiden op til survey?

Svar: De nye ansatte skal deltage i survey, og der vil blive taget højde for, hvor lang tid de har været i klinikken - og derved deres mulighed for at kende og arbejde efter klinikkens retningslinjer. Det anbefales, at oplyse surveyor-temaet hvis I har nye medarbejdere - både når de kontakter klinikken i tiden op til besøget, og på selve surveydagen, når I introducerer klinikken og personalet for surveyorne. Indikatorerne omkring funktionsbeskrivelser, ansættelse og introduktion vil bl.a. være i fokus omkring nye medarbejdere

Spørgsmål: Jeg har solgt min praksis inden jeg skal have survey. Hvordan håndteres det?

Svar: Så snart du har en salgsaftale, som FAS-sekretariatet har været ind over kan du skrive til IKAS på praksissektorSP@ikas.dk og oplyse om dette samt din surveydato. Dit survey aflyses og den, som overtager din klinik vil blive inviteret til et introduktionsmøde og få en ny surveydato min. et år ude i fremtiden.

Spørgsmål: Hvordan gælder survey for mig, når jeg er i en generationsskifteaftale? 

Svar: Hvis klinikke har survey i den periode hvor du indgår generationsskifte, er du en del af survey og vil arve akkrediteringsstatus, når du får tildelt dit eget ydernummer efter aftalens ophør. Ligger survey efter aftalens ophør fastholder du den tildelte surveydato, selv om du får nyt ydernummer og det forventes at du i samarbejde med den afgående ejer forbereder akkrediteringsarbejdet mens du er i generationsskiftet.