Plan og status for klyngens aktiviteter
Klyngekoordinatoren planlægger og indkalder klyngen til 2-4 møder årligt.

Der kan med fordel i dialog med klyngens medlemmer aftales en overordnet plan for emner til fx det
kommende års møder – herunder fx at klyngen efter noget tid genbesøger et emne for at følge op på resultater og aftaler.

Klyngekoordinatoren skal hvert år i januar aflevere en status over klyngens arbejde i det forgangne år. eKVIS udarbejder et skema, som sendes ud.

Møder

Forberedelse

Der skal evt. findes et egnet mødelokale og bestilles forplejning. Evt. kan møder afholdes virtuelt, men der er en klar anbefaling om at prioritere fysiske møder. Udgiften til lokaleleje og forplejning refunderes med:

• 500 kr. til forplejning pr. speciallæge pr. møde (max 4 årlige møder)
• 750 kr. til forplejning pr. speciallæge pr. møde, hvis mødet holdes ”ude i byen” et sted med mødefaciliteter

Endvidere kan klyngen få refunderet udgifter til fx eksterne oplæg med op til 10.000 kr. pr. år. Udlæg og betaling af regninger er beskrevet i Vejledning til økonomi og refusion af udgifter.
Der skal være en dagsorden for møderne. Derfor skal klyngekoordinatoren udarbejde et fælles mødegrundlag. Det kan fx være med udgangspunkt i:

• Udbudte klyngepakker med data og refleksionsspørgsmål
• Klinikkernes egne data og benchmarking eller forskellige aftalte audits
• Aftaler med eksterne oplægsholdere
• Nye kliniske retningslinjer
• Relevant faglig litteratur og ny forskning
• Fokus på forskningspotentiale i speciallægepraksis

Under mødet

Klyngekoordinatoren skal registrere, hvem der deltager i mødet samt evt. afbud.
Klyngekoordinatoren har ansvaret for mødets afholdelse men kan evt. uddelegere ledelse af mødet til en anden i klyngen.
Klyngen beslutter selv, om der skrives referater eller skriftlige opsummeringer af møderne, men klyngekoordinatoren har ansvaret for, at der løbende samles op på pointer og beslutninger i klyngen, og at der ved mødets slutning er klarhed over aftaler om fælles eller individuel opfølgning og aktiviteter frem mod næste møde. Løbende opsamlinger på møderne kan være en stor hjælp i forbindelse med den årlige status til eKVIS.

Videndeling, sparring og kompetenceudvikling

Klyngekoordinatoren skal deltage i et årligt koordinatortræf arrangeret af eKVIS. Formålet er, at klyngekoordinatorerne får et fælles forum til sparring og videndeling samt understøttes i at facilitere og drive kvalitetsarbejdet i klyngerne.
eKVIS understøtter koordinatorerne med vejledninger og skabeloner, som er tilgængelige for klyngekoordinatorerne i klyngeplatformen.

Kontaktperson

Klyngekoordinatoren fungerer som klyngens kontaktperson udad til ift. andre klynger, almen praksis, sygehuskolleger, regionernes administration, eKVIS m.fl. Det er derfor nødvendigt, at klyngekoordinatoren opgiver en mailadresse og giver samtykke til, at koordinatorens navn og mailadresse kan fremgå af eKVIS hjemmeside og/eller må udleveres ved forespørgsel til eKVIS fra relevante personer, der ønsker kontakt med klyngen. Listen over klynger og koordinatorer kan se HER.

Klyngekoordinatoren er bindeled mellem klyngen og eKVIS og spørgsmål, feedback og forslag kan sendes til eKVIS på ekvis@dadl.dk. eKVIS vil ligeledes formidle viden til klyngerne via klyngekoordinatorerne.

Honorering

Klyngekoordinatoren honoreres med 50.000 kr. pr. år, som dækker opgaverne som beskrevet – herunder deltagelse i det årlige koordinatortræf. Honoraret udbetales som skattepligtig B-indkomst en gang årligt ved udgangen af marts måned for perioden april – marts.

Funktionsperiode

Det at blive valgt til klyngekoordinator betyder ikke, at man har opgaven til evig tid. Der er ikke nogen faste regler om hvor længe en koordinator må have opgaven, men det anbefales at aftale en funktionsperiode – fx 2 år. Dels fordi det tager lidt tid at komme ind i opgaven, men også fordi en aftalt funktionsperiode understøtter ro og kontinuitet i klyngens arbejde. Den samme koordinator kan godt have flere funktionsperioder, hvis klyngen er enig om det. Den afgående koordinator informerer eKVIS og fortæller hvem der overtager og hvornår, skiftet træder i kraft.

Klyngekoordinatorens honorar udbetales i forhold til den tid, den enkelte har haft opgaven, så hvis en klynge skifter koordinator midt i året, deles honoraret forholdsmæssigt mellem de to koordinatorer i forhold til hele måneder.