Her på siden finder du vejledninger, praktiske værktøjer, økonomi- og mødestøtte, inspiration samt materialer til arbejdet med klyngepakker og data.

Rollen som klyngekoordinator er både fagligt vigtig og organisatorisk bærende – du er med til at skabe rammen for gode drøftelser, sikre struktur i klyngens arbejde og styrke samarbejdet på tværs. Her får du hjælp til planlægning, gennemførelse og opfølgning på klyngemøderne, så du kan fokusere på det, der skaber værdi for klyngen.
Uanset om du er ny i rollen eller erfaren, er siden her dit sted til overblik, støtte og sparring i klyngearbejdet.

Klyngekoordinatoren planlægger og indkalder klyngen til 3-4 møder årligt (i 2026: 2-4 møder årligt).

Der kan med fordel i dialog med klyngens medlemmer aftales en overordnet plan for emner til fx det kommende års møder – herunder fx at klyngen efter noget tid genbesøger et emne for at følge op på resultater og aftaler.

Få inspiration i denne skabelon til at lave en årsplan for klyngens møder

Klyngekoordinatoren skal hvert år i januar aflevere en status over klyngens arbejde i det forgangne år. eKVIS udsender skema til udfyldelse af årsstatus via mail.

Det kan være en god idé at få planlagt alle årets møder på én gang. Datoer for næste års møder kan fx være et fast punkt på dagsorden på årets sidste møde. Få inspiration i denne skabelon til at lave en årsplan for klyngens møder

Find et egnet mødelokale til afholdelse af møde og bestil forplejning. Enkelte klyngemøder kan undtagelsesvis afholdes virtuelt, men der er en klar anbefaling om at prioritere fysiske møder.

Udgiften til lokaleleje og forplejning refunderes med:

• 500 kr. til forplejning pr. speciallæge pr. møde (max 4 årlige møder)
• 750 kr. til forplejning pr. speciallæge pr. møde, hvis mødet holdes i et lejet mødelokale med mødefaciliteter/mødepakke, fx på et hotel (max 4 årlige møder)

Udlæg og betaling af regninger er beskrevet i Vejledning til økonomi og refusion af udgifter, som du finder på Klyngeplatformen.

Der skal være en dagsorden for møderne.

Emnevalg og indhold på klyngemøderne skal være passe til klyngernes primære formål, som er at understøtte det kliniske kvalitetsarbejde gennem tæt faglig sparring og fælles dialog. Klyngerne skal arbejde med de kvalitetstemaer, som de finder relevante.

eKVIS understøtter arbejdet ved at udvikle klyngepakker om relevante kvalitetstemaer, som klyngerne kan vælge at anvende. Læs mere om dette under Klyngepakker.

Møderne kan fx tage udgangspunkt i:

• Udbudte klyngepakker med data og refleksionsspørgsmål
• Klinikkernes egne data og benchmarking eller forskellige aftalte audits
• Aftaler med eksterne oplægsholdere
• Nye kliniske retningslinjer
• Relevant faglig litteratur og ny forskning
• Fokus på forskningspotentiale i speciallægepraksis

Når du inviterer en ekstern oplægsholder til et klyngemøde, er det vigtigt, at oplægget understøtter klyngens formål og bidrager til kvalitetsarbejdet i speciallægepraksis. Klik her for at læse mere om brug af eksterne oplægsholder

Klyngen har mulighed for at honorere eksterne oplægsholdere. Der er afsat op til 10.000 kr. pr. år pr. klynge.  Læs mere om honorering af eksterne oplægsholdere i Vejledning til økonomi og refusion af udgifter, som du finder på Klyngeplatformen.

Hvis klyngerne arbejder med selvvalgte emner, kan det være en god ide at starte enkelt og operativt. Fx kan det give mening at bruge klyngemøder til at følge op på faglige input fra specialets årsmøder eller fra faglige konferencer, fordi det i klyngen er muligt at komme helt tæt på det konkrete plan; hvad gør du i din klinik i dine daglige rutiner med dit personale i sammenligning med hvad dine kolleger i klyngen gør – hvordan kan I inspirere og hjælpe hinanden.

Find inspiration til emner i inspirationslisterne

Find en oversigt her, der hjælper dig til at gå struktureret til værks, når du skal forberede et emne til et klyngemøde

I flere klyngepakker er der mulighed for dataindsamling, som eKVIS hjælper med samt opfordring til at bruge kvalitetsrapporter fra Sentinel.

Klik her, hvis du har brug for inspiration til andre datakilder og muligheder for dataindsamling

Klyngekoordinatoren har ansvaret for mødets afholdelse men kan evt. uddelegere ledelse af mødet til en anden i klyngen.

En klyngekoordinator har både en mødelederrolle og en facilitatorrolle.

Som facilitator skaber du rammen for en god dialog og hjælper gruppen med at holde fokus. Du guider processen, sikrer tydelig struktur og understøtter, at alle stemmer bliver hørt – uden selv at skulle levere indholdet.

Klyngen beslutter selv, om der skrives referater eller skriftlige opsummeringer af møderne, men klyngekoordinatoren har ansvaret for, at der løbende samles op på pointer og beslutninger i klyngen, og at der ved mødets slutning er klarhed over aftaler om fælles eller individuel opfølgning og aktiviteter frem mod næste møde. Løbende opsamlinger på møderne kan være en stor hjælp i forbindelse med den årlige status til eKVIS.

Der er mødepligt i klyngen under hensyn til forfald ved fx sygdom og andet. Klyngekoordinatoren har til opgave at registrere fravær. Fraværsregistreringen skal indsendes til eKVIS én gang årligt, og eKVIS vil give regionen besked, hvis der er klyngemedlemmer, der ikke har deltaget alle årets møder i klyngen.

Mulighed for elektronisk registrering af fravær er under udarbejdelse.

Udgifter SKAL kunne dokumenteres ved bilag som fx kassebon, kvittering for køb, faktura for lokaler eller oplæg. Hvis der ikke foreligger bilag, kan udgiften ikke refunderes.

Midlerne administreres i eKVIS, og penge udbetales som refusion for afholdte udgifter. Det vil sige at klyngekoordinatoren lægger ud, og får sit udlæg refunderet. Det sker elektronisk via særlig blanket. Læs mere herom i Vejledning til økonomi og refusion af udgifter, som du finder på Klyngeplatformen.

eKVIS følger løbende klyngernes forbrug af penge, og klyngekoordinatoren kan ved anmodning få oplyst, hvor mange penge klyngen har brugt. Der kan ikke overføres midler fra et år til et andet, og alle midler i et år kan ikke anvendes ved det samme møde.

Der ydes ikke kompensation for tabt arbejdsfortjeneste ved deltagelse i klyngemøder.

Klyngekoordinatoren fungerer som klyngens kontaktperson udad til ift. andre klynger, almen praksis, sygehuskolleger, regionernes administration, eKVIS m.fl. Det er derfor nødvendigt, at klyngekoordinatoren opgiver en mailadresse og giver samtykke til, at koordinatorens navn og mailadresse kan fremgå af eKVIS hjemmeside og/eller må udleveres ved forespørgsel til eKVIS fra relevante personer, der ønsker kontakt med klyngen.

Klik her for at finde listen over klynger og koordinatorer

Klyngekoordinatoren er bindeled mellem klyngen og eKVIS og spørgsmål, feedback og forslag kan sendes til eKVIS på ekvis@dadl.dk. eKVIS vil ligeledes formidle viden til klyngerne via klyngekoordinatorerne.

Klyngekoordinatoren skal deltage i et årligt koordinatortræf arrangeret af eKVIS.

Formålet er, at klyngekoordinatorerne får et fælles forum til sparring og videndeling samt understøttes i at facilitere og drive kvalitetsarbejdet i klyngerne.

eKVIS understøtter koordinatorerne med vejledninger og skabeloner, som er tilgængelige for klyngekoordinatorerne i klyngeplatformen.

Der kan søges om transportgodtgørelse i forbindelse med deltagelse i klyngekoordinatortræffet, men der gives ikke yderligere kompensation.

Klyngekoordinatoren honoreres med 50.000 kr. pr. år, som dækker opgaverne som beskrevet – herunder deltagelse i det årlige koordinatortræf. Honoraret udbetales som skattepligtig B-indkomst en gang årligt ved udgangen af marts måned for perioden marts – februar.

Som klyngekoordinator har du mulighed for at få flere kompetencedage pr. overenskomstperiode. Klik her for at læse mere om kompetencedage

Det at blive valgt til klyngekoordinator betyder ikke, at man har opgaven til evig tid.

Der er ikke nogen faste regler om hvor længe en koordinator må have opgaven, men det anbefales at aftale en funktionsperiode – fx 2 år. Dels fordi det tager lidt tid at komme ind i opgaven, men også fordi en aftalt funktionsperiode understøtter ro og kontinuitet i klyngens arbejde. Den samme koordinator kan godt have flere funktionsperioder, hvis klyngen er enig om det.

Den afgående koordinator informerer eKVIS og fortæller hvem der overtager og hvornår, skiftet træder i kraft.

Klyngekoordinatorens honorar udbetales i forhold til den tid, den enkelte har haft opgaven, så hvis en klynge skifter koordinator midt i året, deles honoraret forholdsmæssigt mellem de to koordinatorer i forhold til hele måneder.